Top 7 sai lầm trong quản lý quán cafe phổ biến nhất 2019

125

Quản lý quán cafe chưa bao giờ đơn giản. Để kinh doanh hiệu quả chủ quán phải có một quy trình hoạt động khoa học, có mắt xích và hơn hết là phải kiểm soát được tất cả mọi thứ. Giờ đây, để việc kinh doanh quán được hiệu quả, đa số chủ cửa hàng hiện đại đã ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng để kiểm soát quá trình hoạt động. Tuy nhiên, vẫn rất nhiều quán cafe hiện nay vẫn hoạt động theo lối mòn với những sai lầm trong quản lý khiến việc kinh doanh bị đình trệ.

Dưới đây là Top 7 sai lầm trong quản lý quán cafe phổ biến nhất 2019 mà chủ kinh doanh phải lưu ý.

Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng7 sai lầm trong quản lý quán cafe phổ biến nhất

1. Quản lý nhân viên thiếu chuyên nghiệp

Theo phản ánh của một số chủ kinh doanh cafe, có rất nhiều trường hợp nhân viên thường lợi dụng lỗ hổng trong quản lý để biển thủ tài sản của quán. Hơn nữa, nhiều chủ kinh doanh đã đặt nhiều sự tin tưởng vào nhân viên của mình mà lỏng lẻo trong việc giám sát dẫn đến những sai phạm không đáng có.

Việc quản lý nhân sự thiếu chuyên nghiệp có thể gây ra nhiều hậu quả khôn lường ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, thậm chí là danh tiếng của cửa hàng. Vì vậy, đòi hỏi chủ cửa hàng phải có những phương pháp quản lý nhân viên hiệu quả nhất.

+Thường xuyên giám sát: Theo thực tế chứng minh thì, đa số nhân viên sẽ làm việc nghiêm túc khi có mặt quản lý tại cửa hàng. Việc có mặt của chủ cửa hàng khiến họ cảm thấy bị giám sát và hoàn thành tốt công việc của mình.

+ Giao nhiệm vụ rõ ràng: Chủ kinh doanh nên đưa cho nhân viên của mình những công việc cụ thể ví dụ như: cuối ca phải kiểm tiền rồi thông báo cho quản lý, bàn giao tiền bạc vào cuối ca, sắp xếp đồ đạc, lau dọn tủ đồ, tư vấn khách hàng… Kèm theo đó là chế độ lương thưởng rõ ràng sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên.

+ Lắp đặt thiết bị giám sát: Ưu tiên lắp đặt vị trí camera tại góc đằng sau quầy thu ngân để tiện theo dõi khách hàng cùng như quan sát nhân viên bán hàng hiệu quả nhất. Ngoài ra, khi biết có camera theo dõi thì nhân viên sẽ làm việc nghiêm túc hơn.

+ Sử dụng phần mềm để quản lý nhân sự:  Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chủ quán sẽ dễ dàng phân quyền cho nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ có một vị trí ứng với những công việc cụ thể. Do đó phân quyền theo vai trò cho phép nhân viên chỉ được sử dụng các chức năng nhất định trên phần mềm. Ví dụ nhân viên kho sẽ chỉ kiểm soát được hàng hóa trong kho, nhân viên thu ngân chỉ được phép lập hóa đơn, quản lý thông tin khách hàng,… Nhờ có phần mềm này mà việc quản lý nhân viên sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết.

2. Thiếu hệ thống hiển thị cho khu vực chế biến

Ứng dụng phần mềm quản lý cafe miễn phíSử dụng phần mềm trong quản lý quy trình chế biến

Công việc tại quầy pha chế luôn bận rộn và phải chạy theo từng order của khách hàng. Đối với quy trình thủ công, người phục vụ sẽ nhận yêu cầu từ khách hàng và chuyển lời hoặc chuyển hóa đơn vào để cho nhân viên pha chế thực hành. Điều đó thật mất thời gian và công sức mà hiệu quả thì không cao.

Để cải thiện tình trạng này, các chủ kinh doanh hiện đại đã không ngần ngại đầu tư vào các phần mềm quản lý quán cafe đơn giản để có thể tối ưu hiệu quả nhất quy trình bán hàng của mình. Với phần mềm được tích hợp trên máy tính bảng với 2 giao diện Thu ngân và Bếp sẽ giúp nhân viên thu ngân có thể gửi yêu cầu đến khu vực pha chế ngay lập tức. Với hệ thống này, chủ quán cũng có thể theo dõi tình trạng của tất cả đơn đặt hàng, yêu cầu gọi món và biết được đơn đó đã phải chờ bao lâu. Thực tế chứng minh, nhờ có phần mềm quản lý quán cafe mà giờ đây mọi công đoạn phục vụ được tối ưu một cách nhanh nhất có thể đem lại sự hài lòng cho khách hàng.

3. Quản lý nguyên liệu không khoa học

Trong kinh doanh cafe, tất cả nguyên liệu để pha chế đều có hạn sử dụng thậm chí một số chỉ dùng được vài ngày. Đối với những mặt hàng được coi là “nhạy cảm” này thì việc quản lý chúng vô cùng vất vả. Nếu áp dụng phương pháp quản lý nguyên vật liệu thiếu khoa học thì rất dễ để xảy ra sai sót dẫn đến hậu quả là phải  hủy hàng vì không thể sử dụng.

Để cải thiện vấn đề quản lý nguyên vật liệu, chủ quán cần có kế hoạch nhập hàng cụ thể với từng loại sản phẩm. Ví dụ đối với mặt hàng ngắn hạn thì sẽ có kế hoạch nhập theo ngày còn với những mặt hàng dài hạn hơn thì sẽ nhập theo từng tuần, từng tháng.

Giải pháp hợp lý nhất là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để kiểm soát nguyên liệu. Nhờ ứng dụng phần mềm mà giờ đây chủ quán có thể nắm bắt tất thông tin của các mặt hàng theo hạn sử dụng. Ngoài ra, bằng cách thiết lập định mức định mức tồn chủ cửa hàng không chỉ có thể kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn mà còn nắm rõ hạn sử dụng của các nguyên liệu trong kho. Đặc biệt, phần mềm còn có tính năng thông báo các mặt hàng ở cận định mức tồn kho, giúp chủ cửa hàng có phương pháp xử lý phù hợp, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

4. Nhận order theo cách truyền thống

Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng trên di độngSử dụng máy tính bảng để nhận order

Trong kinh doanh cafe hiện nay, việc ghi chép yêu cầu của khách hàng bằng tay đang tỏ ra kém hiệu quả. Với một lượng khách đông và liên tục, nhân viên phục vụ sẽ rất vất vả trong quá trình nhận order và cuối cùng dẫn đến tình trạng nhầm đơn, thiếu đồ trả khách, … làm ảnh hưởng đến hình ảnh của quán.

Ứng dụng phần mềm quản lý , nhân viên phục vụ có thể nhận order của khách hàng nhanh chóng chỉ với vài click. Phần mềm còn hỗ trợ xóa món ăn ghi sai và thay thế chúng một đơn giản. Nhân viên cũng có thể gửi yêu cầu đến khu vực chế biến trong vài giây giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tối ưu được quy trình phục vụ cho khách hàng.

5. Doanh thu được quản lý bằng sổ sách

Quản lý doanh thu bằng sổ sách là một trong những cách quản lý tốn nhiều công sức mà hiệu quả lại không được cao. Để không để ra sai sót, bạn phải mất hàng giờ để kiểm đếm cuối ngày và ghi chép lại. Cùng với đó, việc ghi chép thủ công cũng không phản ánh chính xác doanh thu theo ngày, giờ, tháng khiến người quản lý khó có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh.

Việc quản lý doanh thu sẽ đơn giản hơn rất nhiều nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Giờ đây, chủ quán sẽ cập nhật được doanh thu bán hàng trực tiếp đến từng phút. Phần mềm cũng hiển thị biểu đồ doanh thu, báo cáo lãi lỗ theo ngày, theo tháng để chủ kinh doanh có thể nắm chắc tình hình hoạt động của cửa hàng.

Ngoài ra, chủ quán cũng có thể lựa chọn cách quản lý quán cafe từ xa thông qua ứng dụng quản lý trên điện thoại di động. Dù bất cứ nơi nào, vào thời gian nào chủ kinh doanh cũng có thể xem báo cáo doanh thu được cập nhật liên tục trên hệ thống thông qua Internet.

6.  Quản lý danh sách khách đặt trước kém hiệu quả

Vào những ngày cao điểm, không khó để bắt gặp trường hợp hết bàn, khách phải đứng hàng dài để chờ đến lượt. Sai lầm trong quản lý danh khách hàng dẫn đến việc khách phải chờ quá lâu. Điều này khiến khách hàng cảm thấy khó chịu vì phải chờ lâu và khả năng cao sẽ ra về.

Để cải thiện tình trạng này cũng như khiến khách có thể vui vẻ khi phải chờ đợi, quán cafe nên áp dụng những chương trình giảm giá tức thời, ví dụ như tặng kèm một đồ uống, giảm giá hóa đơn, tặng voucher,… cho những khách phải chờ lâu. Tuy nhiên, đây là giải pháp tức thời và không thể giải quyết được triệt để.

Một phương pháp khác để quản lý khách chờ cũng như đặt bàn cho khách một cách chuyên nghiệp đó là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Nhờ có phần mềm giờ đây lễ tân có thể ghi lại đầy đủ thông tin đặt bàn của khách hàng để chủ động sắp xếp có khoa học. Điều này giảm thiểu tối đa tình trạng khách đặt trước nhưng lúc đến lại phải chờ để có bàn.

7. Không ứng dụng phần mềm để quản lý bán hàng

Quản lý kinh doanh bằng phương pháp truyền thống đang ngày càng lỗi thời và tỏ ra kém hiệu quả. Ở thời đại công nghệ bùng nổ, thì việc quản lý nhân viên, doanh thu, khách hàng,… bằng phần mềm quản lý bán hàng là vô cùng cần thiết. Phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng sẽ giúp cho quán cafe tăng doanh thu, lợi nhuận đồng thời giúp chủ kinh doanh truy xuất dữ liệu cũng như quản lý nhân viên một cách dễ dàng, chuyên nghiệp. Hơn nữa, chủ quán cũng có thể chủ động sử dụng phần mềm quản lý quán cafe trên Android, iOS để theo dõi công việc mọi lúc mọi nơi.

Kết luận:

Có thể thấy sử dụng phần mềm quản lý có thể sửa chữa 7 sai lầm trong quản lý cafe phổ biến nhất 2019 giúp chủ cửa hàng có thể quản lý hỏa động kinh doanh một cách có khoa học, đem lại hiệu quả rất cao. Bạn có phải là người kinh doanh? Và bạn mong muốn quản lý quán cafe một cách hữu hiệu nhất? Hãy tìm hiểu phần mềm quản lý bán hàng ngay hôm nay để sở hữu một quy trình quản lý kinh doanh chuyên nghiệp nhất hiện nay.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here