Top 7 sai lầm quản lý kho phổ biến nhất 2019

145

Có rất nhiều sai lầm tai hại trong quản lý kho dẫn đến những hậu quả khó sửa chữa trong kinh doanh. Để quản lý kho tốt và giải quyết những vấn đề tồn đọng trong kiểm soát kho hàng, chủ kinh doanh thường nghĩ ngay cách quản lý thông qua phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí hoặc phần mềm quản lý bán hàng. Những sai lầm đó là gì? và giải quyết chúng ra sao? sẽ được giải đáp ngay tại bài viết dưới đây.

Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng trong quản lý khoTop 7 sai lầm quản lý kho phổ biến nhất 2019

1. Sắp xếp hàng hóa lộn xộn, không khoa học

Khi nhìn mặt hàng được sắp xếp bừa bãi trong kho người quản lý sẽ có cảm giác khó chịu và không thoải mái trong công việc. Mặt khác, các mặt hàng trong kho bị sắp xếp một cách lung tung cũng sẽ ngốn nhiều công sức cũng như thời gian kiểm đếm. Theo nhiều phản ánh được ghi nhận, việc hàng hóa lộn xộn không quy củ sẽ gây áp lực cho người kiểm kho và rất dễ để ra sai sót trong quá trình kiểm.

Để cải thiện điều này, nhà quản lý nên sắp xếp các mặt hàng trong kho theo cùng chủng loại, đặc điểm. Nên cất gọn hàng hóa sang hai bên tường để chừa một lối đi phục vụ cho công đoạn bốc dỡ, chuyển hàng được dễ dàng hơn. Dãn nhãn từng mặt hàng để tiện trong việc kiểm kho và so sánh với dữ liệu.

Ngoài ra, chủ kinh doanh cũng có thể ứng dụng phần mềm quản lý kho vật tư trong công đoạn kiểm soát thông tin hàng hóa. Phần mềm cũng tích hợp với máy quét mã vạch để người quản lý có thể kiểm kho được nhanh chóng và chính xác.

2. Quản lý định mức tối thiểu theo phương thức thủ công

Trong ngành bán lẻ, việc để hết hàng bán cho khách là một điều tối kỵ mà nhiều cửa hàng mắc phải. Nguyên nhân chủ yếu là do số lượng hàng trong kho được quản lý bừa bãi, không có định mức tối thiểu cho từng mặt hàng.

Hiểu được điều này, rất nhiều nhà bán lẻ hiện đại đã ứng dụng phần mềm quản lý kho vật tư trong công đoạn kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho. Nhờ có phần mềm mà các chủ kinh doanh có thể  kiểm soát được số lượng lớn hàng hóa theo định mức một cách chủ động nhất. Khi một mặt hàng có lượng tồn nhỏ hơn định mức cho phép thì phần mềm sẽ tự động hiển thị thông báo trên màn hình quản lý. Điều này giúp người quản lý kho bổ sung kịp thời hàng hóa để hoạt động kinh doanh có thể diễn ra bình thường.

3. Mọi thông tin chỉ được lưu giữ trong sổ sách

Đối với nhiều cửa hàng bán lẻ truyền thống, đến bây giờ họ vẫn giữ phương pháp kiểm soát thông tin kho hàng bằng sổ sách. Mọi thông tin các mặt hàng trong kho như số lượng, đơn vị, nhà cung cấp,… đều được ghi chép bằng tay. Việc quản lý như vậy tốn nhiều thời gian, công sức cũng như có thể gây ra nhiều nhầm lẫn, sai sót. Hơn nữa, tính bảo mật khi lưu trữ trong sổ sách không cao và rất dễ bị kẻ xấu lợi dụng để biển thủ.

Hiện nay, nhiều chủ kinh doanh đã quản lý kho hàng bằng cách quản lý kho hiệu quả bằng excel hay lựa chọn cách kiểm soát bằng phần mềm quản lý kho vật tư. Các phẩm mềm này có trách nhiệm hỗ trợ chủ cửa hàng theo dõi tình hình kho hiệu quả hơn rất nhiều. Mọi hoạt động tác động lên hàng hóa trên kho đều được số hóa và được cập nhật liên tục, đầy đủ trên hệ thống của phần mềm.

4. Thiếu phương thức quản lý từ xa

Rất nhiều nhà bán lẻ đang kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau, vì vậy không phải lúc nào họ cũng có thể ghé kho để kiểm tra. Ngoài ra, một số cửa hàng có rất nhiều kho hàng khác nhau, mỗi kho có một địa chỉ riêng khiến việc di chuyển rất bất tiện.

Giải pháp tốt nhất hiện nay đó là ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng để có thể nắm bắt thông tin kho hàng từ xa. Chỉ cần sử dụng phần mềm quản lý trên iphone hay bất cứ điện thoại nào khác, chủ kinh doanh đều có thể nắm bắt nhanh chóng, chính xác, liên tục các hoạt động trong kho. Thêm vào đó, dù ở bất kỳ nơi đâu, nhà quản lý cũng có thể kiểm tra báo cáo tồn kho trong ngày với từng loại mặt hàng được cập nhật liên tục.

5. Hoạt động xuất – nhập kho không rõ ràng

Mọi hoạt động xuất – nhập hàng hóa trong kho được ghi chép bằng sổ sách ẩn chứa nhiều hạn chế và rất dễ sai sót. Ở mỗi công đoạn nhập hay xuất, người quản kho phải đứng kiểm tra và mất thêm công sức để ghi chép thủ công bằng sổ sách. Việc quản lý xuất nhập thủ công đang dần tỏ ra kém hiệu quả và không phù hợp với tiến trình phát triển kinh doanh của cửa hàng.

Để quản lý tốt nhất quy trình xuất nhập, chủ cửa hàng nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có tình năng quản lý kho để ghi lại tiến trình nhập hàng, trạng thái xuất, giúp họ có thể nắm bắt nhanh, chính xác tình hình công việc, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Ngoài ra, phần mềm quản lý xuất nhập kho đã hỗ trợ rất nhiều trong quá trình kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ.

6. Hàng hóa có hạn sử dụng không có quy trình quản lý riêng

Trong ngành bán lẻ nói chung và ngành bán lẻ thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm nói riêng, hàng hóa trong kho của cửa hàng đa số là có hạn sử dụng với số ngày dài ngắn khác nhau. Việc không có quy trình quản lý riêng cho những loại mặt hàng “nhạy cảm” này rất dễ để xảy ra tình trạng thất thoát do phải hủy hàng.

Bằng việc ứng dụng phần mềm quản lý kho, chủ cửa hàng quản lý một cách thống nhất thông tin lô, hạn sử dụng cho từng hàng hóa. Cung cấp góc nhìn chi tiết từng hàng hóa, giúp người quản lý kho nắm rõ về thời hạn sử dụng cũng như đặc điểm của từng lô hàng. Ngoài ra, phần mềm quản lý sẽ gợi ý việc xuất kho (bán hàng, chuyển hàng,…) theo nguyên tắc hàng nào hết hạn trước sẽ xuất trước một cách tự động. Nhờ vậy mà việc quản lý các mặt hàng có hạn sử dụng được hiệu quả nhất và không bao giờ phải lo lắng về việc thất thoát hàng hóa.

Xem thêm: Top 7 sai lầm trong quản lý quán cafe phổ biến nhất 2019

7. Sử dụng công nghệ quản lý lạc hậu

Ứng dụng phần mềm bán hàng trên điện thoại để quản lý khoSử dụng phần mềm trên máy tính bảng để kiểm soát kho

Trong kinh doanh bán lẻ, việc cạnh tranh trong kinh doanh là không thể tránh khỏi. Yếu tố giúp các chủ cửa hàng vượt mặt đối thủ ngoài việc marketing tốt còn phụ thuộc nhiều vào công nghệ quản lý. Ở thời điểm hiện nay, việc quản lý kho bằng phương thức truyền thống sẽ không đủ khả năng để giúp việc kinh doanh của bạn có thể cạnh tranh với các cửa hàng khác.

Theo thống kê hiện nay, có 2 phương pháp kiểm kho cơ bản mà các nhiều nhà bán lẻ hiện đại thường áp dụng là: kiểm kho theo cách sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp hoặc sử dụng phần mềm bán hàng có tính năng kiểm kho. Việc sử dụng phần mềm bán hàng có tính năng quản lý hàng tồn kho chính là lựa chọn tối ưu nhất, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế tối đa thất thoát trong quá trình kiểm kho.

Kết luận:

Có thể thấy sử dụng phần mềm quản lý có thể hỗ trợ chủ cửa hàng  quản lý kho một cách có khoa học, đem lại hiệu quả rất cao cho hoạt động kinh doanh của mình. Bạn có phải là người kinh doanh? Và bạn mong muốn quản lý kho một cách hữu hiệu nhất? Hãy tìm hiểu phần mềm quản lý bán hàng ngay hôm nay để sở hữu một quy trình quản lý kinh doanh chuyên nghiệp nhất hiện nay.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here